서류 정리 방법

서류 작업-GOST R 51141-98 "서류 및 보관. 용어 및 정의"에 의해 관리되는이 특정 조직의 관리를위한 문서 및 문서 지원 작업. 사무의 조직은 기업의 현재 활동에서 수신, 발신 및 내부 문서의 등록, 저장 및 사용 조직입니다.

사용 설명서

1

사무 작업을 조직 할 때 회사, 조직, 지리적으로 멀리 떨어진 단위 또는 지점을 고려하고이 사실을 고려하고 이러한 단위와 상호 작용하는 메커니즘을 고려하십시오. 등록 및 서류 작업 중에 문제가 발생하지 않도록 사무 시스템은 본사와 동일해야합니다.

2

중앙 집중식, 혼합 식 또는 분산 식 중 어떤 기존 형태의 서류를 사용할 것인지 생각하십시오. 그들의 선택에 따라 기업의 구조 (지리적으로 원격 장치가 있는지 여부)와 사무실 관리 서비스의 기술 장비가 결정됩니다. 이 서비스가 작고 기술적으로 제공되지 않은 경우 일부 기능이 장치로 전송됩니다. 이 경우 혼합 서류 작업이 수행됩니다. 이 서비스에 필요한 모든 인력, 하드웨어 및 소프트웨어가 설치되어있는 경우 이러한 형태의 기록 관리가 중앙 집중화됩니다.

3

각 구조 단위에서 사무를 수행 할 특수 인력을 선택하십시오. 이것이 가능하지 않은 경우, 주요 업무 수행과 서기 기능을 결합 할 다른 직원을 지정하십시오.

4

모든 수신, 발신 및 내부 문서를 포함하는 사례의 수와 명칭을 결정하십시오. 이들이 상위 (부모) 조직의 문서 인 경우 검토를 위해 교장에게 제출됩니다. 하위 조직의 문서는 작업을 담당하는 부국장에게 검토를 위해 제출해야합니다. 따라서 시민들과 함께-인구와 일할 의무를 위임받은 그 대리인에게 호소합니다.

5

통신원을 식별 한 후이 문서가 속한 통신 그룹을 즉시 결정할 수있는 분류기를 작성하십시오. 예를 들어, 공공 기관에 코드 01, 상위 조직의 문자에 코드 02, 공급 업체에 대한 코드 03, 고객에 대한 코드 04 등을 지정하십시오. 이는 조직 내에서 문서의 이동을 능률화하는 데 도움이됩니다.

6

잡지 나 카드에서 워크 플로를 수행 할 양식을 결정하십시오. 두 가지 형식 모두 특별한 전자 문서 관리 프로그램으로 구현됩니다. 여전히 이러한 프로그램을 구매할 수없는 경우 전자 문서 등록 저널을 사용하십시오. Excel에서 실행할 수 있습니다.